Rencana perjalanan dinas yang baik hendaknya menjawab masalah-masalah sebagai berikut :
- Apa maksud dan tujuan perjalanan dinas ?
- Berapa lama dan kapan berangkat ?
- Bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangakatan dan pulangnya ?
- Transportasi apa yang di gunakan ?
- Dimana haris menginap ?
- Pejabat atau instansi apa yang akan dituju ?
- Perbekalan apa yang harus di persiapkan atau di bawa ?
Seorang sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur, dan lain-lain yang diperlukan.
- Surat tugas atau surat perintah jalan
- paspor
- visa
- yellow card (kartu kuning)
- fiskal
D. Perencanaan Transportasi &Akomodasi
E. Perencanaan Keuangan